Успешность любого мероприятия зависит от тематической части. Но выбор помещения играет не меньшую роль, чем заинтересованность аудитории в конкретном направлении лекции или семинара. Размеры объекта, освещение, интерьер должны подходить для каждой конференции. Также зал обязан быть оснащен современными техническими средствами.
Комфорт участников, возможность подачи материалов посредством инновационных технологий вызывают интерес к самому мероприятию. Компании A-Ces профессионально подходит к выбору помещений. Подобрать конференц-зал Киев можно под тренинг, презентацию, торжество и т.д. Чтобы добиться успеха, нужно индивидуально подходить к каждому ивенту. В первую очередь необходимо обратить внимание на размеры и дизайн холла, местонахождение, техническое оснащение и обслуживание.
Дизайн и размеры конференц-зала
Помещение должно максимально соответствовать количеству заявленных участников. Сами организаторы также должны иметь место для контроля мероприятия. Если зал будет наполовину пустой — это создаст видимость провала конференции. Значит участники решили игнорировать event.
Переполненный зал также негативно влияет на восприятие торжественного события, научного семинара, др. Люди просто отвлекают внимание друг друга постоянным перемещением или неудобствами расположения.
Место докладчика обязано нормально просматриваться с любой точки зала. Акустика также должна быть образцовой (в независимости от технического оснащения). Также в зале стоит предусмотреть столы с информационным материалом.
Дизайн объекта также играет огромную роль:
- деловой стиль подходит для бизнес-проектов;
- современные небольшие помещения с инновационной аппаратурой — это образцовые объекты для пресс-конференций, переговоров;
- строгий интерьер лучше способствует проведению научных мероприятий;
- торжественные приемы можно организовывать в помещениях с ярким оформлением и т.д.
Местонахождение зала
При выборе помещения многие ориентируются на проживание участников. Если конференц-залы Киев расположены возле хорошей транспортной развязки, это устроит и приезжих и местных жителей. Киевлянам легче будет добраться на метро или по оживленным трассам (следует продумать возможность пробок в городе). Гостям столицы удобнее будет доехать до центра. Так как это наиболее известное и посещаемое место. Заблудиться здесь фактически невозможно.
Также стоит арендовать помещение возле отеля, если будет присутствовать много иногородних участников. Многие холлы для конференций находятся в одном здании с гостиницами. Часто отели предоставляют скидки, если предвидится большое количество постояльцев.
Многие участники могут ехать на личном транспорте или ТС филиалов предприятия с других городов. Поэтому необходимо позаботиться о паркинге авто возле объекта.
Содержание конференции должно быть на одном уровне с мероприятием:
- Для бизнесменов старой закалки шикарные помещения — это показатель уважения к приглашенной стороне.
- Молодым стартаперам подойдут помещения, полностью оснащенные техникой.
- Для информационных, обучающих приемов нужно выбирать удобные здания для участников. Местоположение — один из основных критериев.
Техническое оснащение
Что необходимо в первую очередь для любой конференции:
- Кондиционеры, вентиляция обязаны отвечать правилам эксплуатации зданий. В зале должно быть комфортное отопление осенью-зимой.
- Мебель обязана быть максимально удобной, особенно стулья, кресла. Если нужно фиксировать материал, понадобятся столы, где участники будут записывать информацию.
- Подключение к интернету. Сегодня демонстрировать некоторые данные или вести предметную дискуссию невозможно без доступа к специальной информации. Часто необходима видеосвязь с экспертами, которые находятся далеко от места проведения ивента.
- Аудио и видеосистемы обязаны обеспечить нормальное восприятие материала гостями конференции. Мультимедийный проектор, микрофоны, колонки, др. Это оборудование, без которого трудно представить мероприятие двадцать первого столетия.
- Умные доски, большие экраны, сенсорные дисплеи необходимы для современных семинаров.
Кейтеринг
Кейтеринг — это выездная организация питания. Участники должны быть не только в уютном зале, получать интересную информацию, но и чувствовать себя комфортно. Презентации, лекции, бизнес-встречи могут проходить длительное время или растянуться на несколько дней. Местные жители и люди с других городов проголодаются одинаково.
Даже если event будет длиться недолго, потребуется минимальное обеспечение пищей. Сытый гость — это довольный человек. Двухчасовое мероприятие можно разделить кофе-брейками. Бутерброды и напитки помогут ощущать спокойствие и «проветрить» голову после потока данных.
Иногда небольшого «перекуса» недостаточно. Тогда можно организовать фуршет после проведения приема или бизнес-ланч в кафе по соседству. Лучше, конечно, когда продукты привозят в здание, где проходит конференция. В чем плюс такого кейтеринга:
- еду подвозят в удобное время и место;
- можно выбирать меню согласно бюджету;
- хороший ресторанный сервис;
- отличная сервировка столов;
- вкусные блюда;
- возможно заказывать разные напитки.
Если же гости ивента или бизнес-партнеры будут сидеть целый день голодными, они не проникнуться уважением к руководству компании, института, любого учреждения. Никакие доводы не смогут убедить людей в абсолютной некомпетентности организаторов.
A&CES предоставляет конференц-залы в Киеве. Более 20 холлов в центре столицы от 30 до 300 участников. Залы находятся в удобном месте. Недалеко метро и транспортная развязка. Также компания предоставляет 15 видов разного специализированного оборудования. Можем организовать кофе-брейк или фуршет для мероприятия. Кроме всего прочего прочитываем ивент до мелочей. Учитываем количество гостей, бюджет, др. Выбирайте профессионалов в сфере обслуживания.